Seit Jahren ist Omnichannel in aller Munde. Vorher eine Spielwiese für Experten, ist das Thema in Marketing und Vertrieb angekommen. Doch im Kundenservice stehen wir immer noch am Spielfeldrand und fragen uns, ob wir mitspielen wollen.

Die Kunden haben das längst beantwortet: Das Internet wird nicht wieder verschwinden. Eine ganze Kundengeneration kennt keine Welt ohne Messenger und soziale Medien – allenfalls, wenn es im Urlaub kein Netz gibt. Die Kommunikation hat sich verändert: E-Mail und Telefon werden weniger wichtig, SMS finden junge Menschen altmodisch. Neue Plattformen entstehen und verschwinden. Sie verändern nicht nur, mit welcher Technik wir kommunizieren, sondern auch wie. Kommunikation wird öffentlich. Was früher nur einige Umstehende hörten, lesen heute alle auf Twitter oder Reddit. Die Zuhörer können sich einmischen, mit schlichtenden, anfeuernden, aber auch sarkastischen und aggressiven Zwischenrufen von den Rängen. Wie früher bei einem Streit auf dem Marktplatz, nur ist der heute gewaltig groß. Wenn wir wollen, dass die Kunden mit uns reden, statt schlecht über uns, dann muss der Kundenservice auf diesen Marktplatz.

Künstliche Intelligenz ist der Trend im Kundenservice, seit einige Anbieter ihre Software vollmundig anpreisen. Der Markt verspricht satte Gewinne, denn je nach Prognose wollen zwischen 50% und 80% der Unternehmen bis 2020 Chatbots einsetzen. Seit Facebook den Messenger für Bots geöffnet hat, sind 100.000 Bots online gegangen. Darunter auch der eine oder andere Service-Bot.

Was ist dran an dem Rummel? Können künstliche Intelligenzen wirklich den Kundenservice übernehmen? Sind wir bald alle arbeitslos, weil Roboter die besseren Kundenbetreuer sind?

Der Twitter-Hashtag #Servicewüste offenbart eine Welt des Grauens. Verärgerte Kunden bekommen die Telefonnummer von genau der Warteschleife, über die sie sich beschweren, aber keine Hilfe. Sie verbringen ihre Lebenszeit damit, schlechte Musik vom Band zu hören, gelegentlich unterbrochen von einem freundlich säuselnden „Bitte warten Sie“. Haben sie dann endlich aufgegeben und eine E-Mail geschickt, dann erhalten sie eine Antwort von der E-Mail Adresse nicht_antworten@firmenname.de. Rückfragen sind offenkundig nicht eingeplant. Ein Gutschein lässt sich nur am Verkaufsschalter einlösen, nicht online. Schade nur, dass der nicht am Abend offen hat. Pakete landen in einer kaputten Packstation, deren Tür sich nicht öffnet. All dies sind Tweets aus den letzten Tagen, mit denen Kunden öffentlich ihren Unmut äußern.

„Ich hasse sie“ sagte einst ein Mitarbeiter im Call Center meiner Bank zu mir, nachdem seine Kollegen mich falsch durchgestellt hatten. Ich konterte mit „Ich hoffe, Sie meinen nicht mich.“ Das warf ihn etwas aus der Bahn. Nein, er meinte nicht mich, sondern die Kollegen. Durch die Weiterleitung auf diese Nebenstelle war auf seinem Rechner die Software für Mastercard gestartet. Er musste das Programm für Visa nun manuell aktivieren. Das kostete ihn mehrmals täglich Zeit und so stieg seine Average Handling Time (AHT, durchschnittliche Fallbearbeitungszeit). Wenn in einem Call Center die Beschäftigten mit der AHT angetrieben werden, dann baut sich Druck auf. Den hatte er mit diesem spontanen Fluch abgebaut. Leider hörte ich dabei zu – oder zum Glück für den Mitarbeiter. Denn ich konnte verstehen, wie er sich fühlte.

Eine Freiburger Urologie-Praxis macht das Warten am Telefon mit einem selbst geschriebenen Song zum Vergnügen. Doch meist quält sie mich, die Warteschleife. Der Nacken krampft, die Schulter schmerzt beim Versuch, das Telefon zu halten und zugleich etwas anderes zu machen. Ich verfluche jede Sekunde, in der mir eine freundliche Dame „Bitte warten Sie“ ins Ohr säuselt. Vor Langeweile frage ich mich, was der Service Level dieser Firma ist. 80/20, wie bei vielen? Dann bin ich vermutlich die fünfte Anruferin. Pech gehabt.

Der Service Level ist die meist verwendete Kennzahl im telefonischen Kundenservice. Service Level Agreements sind Bestandteil der Verträge für Call Center, die im Auftrag anderer Unternehmen arbeiten. Ein Service Level von 80/20 besagt, dass 80% der Anrufe innerhalb von 20 Sekunden angenommen werden.* Das heißt, dass jeder fünfte Kunde länger als 20 Sekunden wartet. Das entspricht 4-5 mal Klingeln des Telefons. Mehr als 20 Sekunden kann alles heißen: Von 21 Sekunden bis zu 45 Minuten, wie mir mal ein Bekannter berichtete. Auch, dass der Anrufer komplett aus der Warteschleife fliegt oder selber entnervt auflegt.

Im April sagte der neu berufene Geschäftsführer für Kundenservice bei der Telekom, sein Ziel sei null Fehler und null Beschwerden. Null Fehler ist ein ambitioniertes Ziel mit unerwünschten Nebenwirkungen. Doch wie ist es mit null Beschwerden? Ist das überhaupt wünschenswert?

Nein, ist es nicht. Denn Beschwerden sind Chancen. Auch wenn sie schmerzhaft sind.

Und Reklamationen sind selten. Nicht alle Kunden, die unzufrieden sind, beschweren sich auch. Je nach Branche sind es zwischen 15 und 55% der Verbraucher. Sie geben Ihnen noch eine Chance und haben Hoffnung, dass Ihr Unternehmen das Problem lösen wird. Die anderen Kunden, die nicht reklamieren, verwehren Ihnen diese Möglichkeit. Sie ärgern sich trotzdem und sind vielleicht schon auf der Suche nach einer Alternative.

Machen Sie mal einen Test: In den nächsten drei Besprechungen oder Telefonkonferenzen zählen Sie, wie oft jemand über die Kunden spricht. Über ihre Erwartungen, Wünsche und Beschwerden. Davon, welche Auswirkung eine Entscheidung auf sie hat. Darüber, wie Ihre Produkte und Dienstleistungen für sie wertvoller werden können.

Und? Haben Sie bei jedem Thema mindestens einmal über die Kunden gesprochen? Dann hören Sie jetzt gerne auf zu lesen. Nutzen Sie die gesparte Zeit für Ihre Arbeit.

Vermutlich ist Ihre Strichliste recht kurz. Selten hat jemand etwas über die Kunden gesagt – im schlimmsten Fall nie. Ich selber habe in unzähligen Besprechungen und Telefonkonferenzen gesessen, in denen es um alles Mögliche ging, aber nicht um diejenigen, für die wir alle arbeiteten. Sogar bei uns im Service konnte das passieren.

Dabei sind die Kunden der Zweck jedes Unternehmens. Es kann auf Dauer nur überleben, wenn es etwas schafft, für das jemand bereit ist zu bezahlen. Das ist Wertschöpfung. Alles andere ist Beschäftigung. Sie kostet Zeit und Energie, aber sie bringt keinen Wert. Unsere Firmen bestehen überwiegend aus Beschäftigung: Formulare, Berichte, Pläne, Anträge und Besprechungen. Kundenorientierte Unternehmensführung schaut auf die Erwartungen und Wünsche der Kunden, nicht auf Erfüllung interner Vorgaben.

Die Checklist, die es in sich hat:

Wir zeigen Ihnen ganz konkret, wie Sie Ihren Kundenservice am Telefon wirklich verbessern. Punkt für Punkt stellen wir Ihnen einzelne Faktoren vor, die wichtige Stellschrauben in Ihren telefonischen Prozessen sind. Wenn Sie 12 mal "checked" sagen, dann sind Sie richtig gut:

Niemand will warten

Wir alle kennen das: Endlos erscheinende Zeit am Telefon, während man einer „sympathischen“ Stimme zuhört, die einem freundlich mitteilt, dass man sich doch bitte noch ein wenig gedulden soll. Natürlich dankt sie einem auch für das Verständnis. Aber Moment: Welches Verständnis? Niemand hat heutzutage noch dafür Verständnis, dass man kostbare Lebenszeit damit verbringt, einer Bandansage zu lauschen.

Gute Vorsätze für das neue Jahr sind nur dann gut, wenn sie auch realisiert werden. Lesen Sie hier, wie Ihnen professionelle Callcenter Software dabei helfen kann.